Jenis dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Jenis dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sampai saat ini masih sering digunakan. Untuk Anda yang belum tahu, surat dibedakan menjadi dua jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Untuk bisa membedakan keduanya, Anda harus bisa memahami terlebih dulu jenis dan ciri-ciri surat resmi maupun surat tidak resmi.

Surat resmi yang kadang juga disebut dengan official letter ini adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, instansi, atau organisasi tertentu dengan tujuan untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Jenis dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Jenis dan ciri-ciri surat resmi atau tidak resmi bisa dibedakan dengan jelas dan untuk lebih jelasnya, ketahui juga fungsi surat resmi yang tidak dapat ditemukan pada jenis surat yang lainnya. Jika melihat pengertian yang dimiliki oleh surat resmi di atas maka didapatkan beberapa fungsi surat  resmi, yaitu:

1. Surat resmi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh suatu pihak ke pihak yang lain. Sebagai contoh, surat untuk menyampaikan sebuah gagasan atau pemikiran.

2. Surat resmi bisa berfungsi sebagai bukti tertulis atau otentik dalam bentuk dokumen yang isinya bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

3. Bisa digunakan sebagai pedoman kerja dalam melakukan sebuah kegiatan atau aktivitas karena surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja yang berhubungan dengan kegiatan tersebut.

4. Surat resmi bisa digunakan sebagai alat untuk pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi. Dengan alasan ini maka perlu untuk mendokumentasikan surat resmi agar bisa digunakan sebagai data di kemudian hari.

5. Bisa digunakan sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Saat ini memang zaman sudah sangat canggih dengan banyaknya teknologi yang diciptakan. Begitu juga dalam kebutuhan surat-menyurat yang juga mengalami kemajuan sehingga ada email atau surat elektronik atau yang lainnya. Namun perlu diingat bahwa peran surat resmi dalam bentuk fisik atau print out masih tetap diperlukan untuk melengkapi keperluan tertentu, baik itu untuk keperluan bisnis, pemberitahuan, niaga, atau yang lainnya.

Jika sudah mengetahui beberapa fungsi surat resmi, ketahui jenis dan ciri-ciri surat resmi. Jenis surat resmi terdiri dari beberapa macam, antara lain surat keputusan, surat permohonan, surat perintah, surat kuasa, surat panggilan atau undangan, serta surat edaran.

Ciri-ciri surat resmi bisa dikenali dari karakteristik yang dimiliki. Berikut jenis dan ciri-ciri surat resmi:

1. Mengggunakan bahasa baku yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia dan EYD (Ejaan yang Disempurnakan), baik itu dari kosakata, frasa, hingga tata bahasa yang digunakan.

2. Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, efektif, dan isinya mudah dimengerti oleh penerimanya.

3. Bahasa yang digunakan pada surat resmi adalah bahasa implisit bukan eksplisit.

4. Surat resmi dibuat dalam bentuk full block atau semi block/intended block.

5. Surat resmi memiliki kop surat yang berisi tentang pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

6. Isi surat resmi pasti terdapat nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika ada.

7. Surat jenis ini membutuhkan stempel atau cap khusus pada kondisi tertentu.

8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat dengan aturan baku.

Itulah sedikit ulasan tentang jenis dan ciri-ciri surat resmi. Semoga bermanfaat.

Lokasi:

Berbagi :